現場の課題
メールの作成に時間がかかり、AIを使っても似た指示を何度も入力していました。大事な条件が伝わらず、修正のやり取りが増えることもありました。
取り組んだこと
省略せず伝える順番を整える
主語や述語、必要な条件を明確にする指示を学習。文章を整理する枠組みを知り、依頼の仕方を見直しました。
メモをメールにする用途を考える
メモや箇条書きからメールを生成・推敲する使い方を検討。業務の前提を設定し、繰り返す指示を減らす方法にも目を向けました。
取り組みから生まれた変化
AIに渡す前に要点を整理する視点が生まれ、日々のメール業務への活用方法が具体化しました。
自社の業務を考えるヒント
この実践を次の仕事へ
メール全体を任せる前に、伝える事実、相手、求める返答を分けてメモにする。文章の調整をAIに任せても、伝える内容の責任は書き手が持ちます。
- 相手に必ず伝えたい事実は何か。
- 文章を整えた後、抜けや意味の変化をどう確かめるか。
この課題に関連する支援
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